Quais são as fases de gestão de documentos?

Qual é a importância da gestão documental?

A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases: corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). ... Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia.

O que é sistema de informação documental?

A Gestão Documental informatizada consiste num sistema de arquivo, que permite a organização e consulta de documentos num formato eletrónico que contém informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação.

Quais são as 3 idades de um documento?

Quais são os tipos de arquivos que existem?

O que é um arquivo corrente?

São chamados de arquivos correntes, como o próprio nome sugere, os documentos ativos e bastante utilizados no momento atual. Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim.

Quais as três fases da gestão de documentos explique?

A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

Quais os principais objetivos da gestão de documentos?

Qual é a palavra chave da gestão de documentos?

A palavra-chave das administrações dos países desenvolvidos, sobretudo gestão de documentos, passou a ser eficiência. A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos.

Qual as fases idade de um documento?

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).

Quais são as fases vitais do ciclo documental?

Como é feita a classificação de documentos?

Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte.

Quais são os três tipos de arquivos?

Quais são os tipos de arquivo administrativo?

Como funciona a teoria das 3 idades?

A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento. ... É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.

O que é a teoria das três idades?

A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Quais são os arquivos de Primeira Idade?

Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.

Quais as características do arquivo?

Outras características do documento de arquivo...

Confiabilidade/Fidedignidade; Integridade; Identidade; Autenticidade (depende da identidade e integridade);

Qual a importância da gestão documental para o serviço público?

Ao desenvolver a gestão documental com eficiência estaremos facilitando a relação arquivo/usuário, pois ao consultar os arquivos, os usuários terão acesso de forma mais rápida e eficiente. ... Também é conveniente frisar que, para o cidadão, o acesso é um direito e para os arquivos é uma função primordial.

Qual a importância da organização de documentos?

A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Acompanhar os novos registros lançados no sistema. Saber em que situação encontram os números e processos das atividades da empresa. Permitir ou negar acesso para determinados documentos e informações. Saber a movimentação de uso do sistema.