Como se classifica um documento?

Como funciona o código de classificação dos documentos?

A classificação possibilita a recuperação do contexto original de produção dos documentos, ou seja, a identificação da atividade que determinou a sua existência, bem como a padronização da denominação dos documentos, conferindo assim, maior agilidade no acesso aos documentos e às informações neles registradas.

Como é dividida a classificação em ordem numérica de documentos?

Como o próprio nome indica, esse método é aquele usado quando os documentos são ordenados por números. É possível escolher três formas distintas de utilizá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

Quais são as principais características de um documento?

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Quais são os tipos de documentos que existem?

Os documentos podem ser organizados conforme sua espécie ou formato (configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Por isso, temos atas, cartas, decretos, folhetos, fotografias, memorandos, ofícios, plantas e relatórios como alguns dos tipos de espécie.

Como identificar a tipologia documental?

O tipo documental pode ser identificado como o “atributo de um documento que, originado na atividade administrativa a que serve, manifesta-se em uma diagramação, formato e conteúdo distintivos e serve de elemento para classificá-lo, descrevê-lo e determinar-lhe a categoria diplomática” (VÁZQUEZ, 1987).

Quais são os principais sistemas de classificação de documentos?

Existem muitos métodos de arquivamento, como alfabético, geográfico e numérico. Porém, em uma empresa, é difícil utilizar apenas um deles, porque os diferentes tipos de documentos podem ser organizados em diversas categorias (assunto, nome, data, local, etc.).

Qual a importância da classificação de documentos?

A classificação de documentos é uma atividade essencial para a gestão documental, pois permite organizar, preservar e acessar as informações que a empresa produz e recebe.

Quais os elementos básicos Um documento deve possuir?

Em todo documento devem ser consideradas três ordens de elementos: os elementos materiais (substância, forma e acabamento), os elementos gráficos (textos, imagens reais ou convencionais, notações), os elementos intelectuais.

Qual é a definição de um documento?

Um documento é uma coleta de informações planejadas para representação em papel ou em mídia que representa um papel. Essa representação de papel inclui o conceito de páginas e tem uma seqüência de conteúdo explícita ou implícita. As informações estão em texto ou em imagens bidimensionais.

Quais os 4 tipos de arquivos?

Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.

Qual a diferença entre um documento e um arquivo?

Qual a diferença entre documento e arquivo? Documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Documento de arquivo é o documento produzido ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado da tal atividade e retido para ação ou referência.

São exemplos de documentos?

O que é considerado um documento oficial?

DOCUMENTO OFICIAL – Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. DOCUMENTO PÚBLICO – Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades.

Qual é a função de um documento?

De fato, documentos tem como função básica o registro de informações, mas através de certos tipos de documentos é possível criar obrigações ou direitos, evitar problemas legais, induzir ou mesmo exigir a adoção de procedimentos.

O que é o código de classificação?

O código de classificação é um instrumento esquematizado em classes, subclasses, grupos e subgrupos com base nas funções e atividades da instituição. Serve para classificar e organizar os documentos relativos as atividades fim da instituição.

Quais são os documentos públicos?

Considera-se documento público todo aquele elaborado ou expedido por órgãos públicos, seja no âmbito da União, dos estados ou municípios.

Quais são os três tipos de arquivos?

Os arquivos são classificados em três tipos: ativo, inativo e morto. A esses tipos relaciona-se a frequência do uso ou consulta.

Como é feita a organização de documentos?

A gestão de documentos pode ser feita de duas formas: com o uso de papel e arquivos físicos, criando um processo manual ou usando a tecnologia a partir da adoção de documentos eletrônicos e um sistema próprio de GED.

Quais os tipos de ordenação de documentos?

Como funciona a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que visam melhorar desde a produção até o arquivamento dos documentos de uma empresa. Todas as empresas acumulam pilhas e mais pilhas de documentos ao longo dos anos e por isso precisam se organizar para controlar todo esse volume de conteúdo.